Opbokken met die videocalls: zó beperk je ze en werk je effectiever

Apengaar Dat we zo apengaar zijn na een video-call van 1,5 uur die voor je gevoel net een uur en twintig minuten te lang was, is niet zo gek. Denk je in:

De organisator heeft de call geopend. Zal jij ook al gaan of ben je dan weer de eerste? Dan zit je straks weer verplicht te luisteren naar het tennisverslag van die zijige zemelcollega Rinus die er ook altijd vroeg bij is. O, wacht, een appje. 12.03 uur al? 'Kom je ook in de meeting?' Valt dit nog onder lokaal tijdsverschil? Je camera gaat niet aan. Kritiek omdat je camera uitstaat. Fuck. 'Ik kom wel even opnieuw in de meeting.' Camera doet het. O, god, is je haar zó vet? Zou de rest het ook zien? Zouden ze denken dat de camera daarom eerst uitstond? Kun je nog iets blurren anders? Is wel raar halverwege.

'O, Astrid, je staat nog op mute, meid.' Astrid houdt een lange monoloog over vooruitzichten. Misschien even snel wat mail wegwerken. Astrid vraagt om jullie input. Gelukkig, Rob was ook afgeleid en weet via een omweg te achterhalen waarvoor Astrid input wil. Jer neemt het over. Fijn, Jer is altijd lekker losjes. 'Zo Astrid, die inheemse speer daar in de hoek, wordt die ook in de slaapkamer gebruikt? Ghe he he.' Jij bent aan het woord. Of je even de status van dat ene project kan delen. Tuurlijk, je had een deck voorbereid. Shit, onder welke naam ook alweer. Kun je al veilig je scherm delen? Staat er geen tabblad met Zalando of Asos meer open? Misschien toch nog even snel je bureaublad aanpassen. Je baby in kersttenue geeft straks nog het signaal dat jij je meer op je kinderen richt dan op je werk. Hoe durf je?! O, de postbode. Midden in je preso. 'Sorry, jongens. Even snel iets aanpakken.' Niks even snel, je pakket is een nieuwe ladekast.

Met rood bezweet hoofd kruip je terug de meeting in. Jer is weg, had een andere meeting. Jake zit veel te knikken. Is hij zo blij met je preso? Of kijkt hij nou telkens naar z'n tweede scherm? 'Jongens, ik moet eruit, ik heb zo een bila.' Junior Jill die wil laten weten dat ze een nieuw woordje heeft geleerd. ‘Maar kunnen we dan nog even naar die nieuwe stroomschema's kijken? Ik moet morgenochtend een eerste opzet delen met Brigitte.' Veel mensen stappen nu uit de meeting. Rinus is er nog. 'Hey Rinus… Nog een balletje geslagen dit weekend?'

Weg productiviteit Oké, de 'waarom' achter je minder-meetings-wens is wel duidelijk, toch? Er zijn hele onderzoeken die laten zien dat als je niet-productieve medewerkers wil, je vooral lekker voor elke scheet een videocall in moet plannen. Zoveel gezichten om naar te kijken, inclusief dat van jezelf, het geluid is ruk, dan is het beeld weer slecht, je krijgt niet alles mee van iedereen, van alleen maar luisteren naar een scherm smelt je focus sneller dan een Raketje in de zon. Ja, het is hard werken zo'n meeting.

Non-verbale signalen En dan nog iets, je mist gauw signalen. 'Astrid gaat haar kont weer in de krib gooien zo, je ziet het al aan haar houding. En kijk ook Jeroen eens met zijn hakken in het zand.' Ja, die non-verbale signalen krijg je dus tijdens je digitale stand-up niet mee. En omdat je die wel nodig hebt om informatie goed te kunnen plaatsen, doet je brein die hele meeting dus donders hard z'n best om toch op zoek te gaan naar non-verbale signalen en ze te verwerken. En dat vreet energie.

Dit gaan we eraan doen. Stoppen met meetings klinkt hemels voor sommigen. Gaat niet gebeuren natuurlijk, maar je kunt wél minderen, met legitiem excuus.

1. Telefoon of meeting? Een goede stelregel om te bepalen of een een-op-een met je bakkes in beeld echt nodig is? Was dit gesprek/overleg pre-corona iets wat je live zou hebben gedaan of over de telefoon? In dat laatste geval is dat dus een prima argument om gewoon je mobiel erbij te pakken en het nummer van je collega of manager in te toetsen als je dat nog niet verleerd bent. Of plan gewoon weer eens een live ontmoeting in.

2. Fluitende vogels unmuten Die wekelijkse call rond lunchtijd kan prima wandelend. Lekker met je neus de frisse lucht in. Vogeltjes om je heen. Oortjes in en de camera uit zolang er van jou geen bijdrage verwacht wordt. Zodra het wat actiever wordt of jij een update moet geven, pak je even een bankje en zet je de camera op je telefoon weer aan. Wedden dat binnen de kortste keren mensen een voorbeeld aan je nemen?

3. Kruis er doorheen Kies een meetingvrije dag. Goed verdedigbaar als je erbij zegt dat dit je broodnodige uitwerkdag is. En als een dag onbespreekbaar is, dan in elk geval een aantal dagdelen. Bewaak deze momenten met je leven en zwicht niet. Nooit!

4. Uit die camera Laatste keer dat wij het checkten, kon je bij Bol nog geen 'Etiquette voor videocalls' bestellen. Laat niemand je wijsmaken dat die camera altijd aan moet. Er zijn inmiddels verschillende onderzoeken waarin gezegd wordt dat informatie beter wordt opgenomen als die auditief met je wordt gedeeld. Zonder camera dus. Kies wel je moment. Als je maar één gesprekspartner hebt, overleg dan even of je dat met of zonder camera doet. Ook zo lullig anders.

5. Eén taak Als je in een lange meeting zit, ga dan niet ondertussen je mail wegwerken, appjes beantwoorden of nog even die ene taak afronden. Het voelt misschien alsof je super gefocust de ene na de andere taak wegwerkt, maar verrassing: als er iets energiezuigend is, is het multitasken tijdens een videocall. Onderzoeken van Harvard laten zien dat switchen tussen taken 40% van de productiviteit kan kosten. Kijken en luisteren dus.