Hoe de juiste vergaderruimte bijdraagt aan de productiviteit – 6 criteria

Een goede vergaderruimte kan wonderen doen voor de productiviteit. Terwijl een oude, stoffige ruimte juist het tegenovergestelde kan veroorzaken. Lees verder om erachter te komen waar je op moet letten om vergaderen zelfs leuk te maken.

1. De locatie
Hoewel vergaderen natuurlijk een must is en blijft, kan een toffe locatie het wel degelijk een stuk leuker maken. Zo maakt een vergaderruimte Rotterdam het mogelijk om nog even met z’n allen de stad in te duiken, om na een productieve meeting heerlijk te ontspannen. Waarmee we meteen bij een tweede punt zijn beland voor het selecteren van een goede ruimte om te vergaderen. 

2. Het uitzicht
Niets is zo vervelend als vergaderen in een donkere en muffe ruimte, waarbij je ernaar snakt om weer naar buiten te mogen. Iets waar Meet Tuesday de oplossing voor heeft bedacht. Namelijk vergaderruimtes met uitzicht over de skyline van Rotterdam, waardoor jullie het gevoel hebben “on top of the world” te zijn. Iets dat een zeer bepalende factor is voor de productiviteit, aangezien dit uitzicht inspiratie biedt en zorgt voor een positieve sfeer. 

3. Het interieur
Niet alleen het uitzicht, maar ook het interieur kan in sterke mate de effectiviteit van het werkelijke vergaderen bevorderen. Denk aan prettige stoelen, een lekkere grote tafel en een moderne inrichting. Dit zorgt voor inspiratie en het uitlokken van nieuwe ideeën tijdens het brainstormen. Sommige vergaderruimtes zijn bijvoorbeeld uitgerust met tafels waar ook staand aan vergaderd kan worden, of waarbij de wanden voorzien zijn van whiteboards om brainstormsessies te visualiseren.

4. Food & drinks
Maar hoe mooi, functioneel en prettig een vergaderruimte ook is, af en toe dienen er pauzemomenten te zijn om het energielevel aan te vullen. Moderne vergaderlocaties bieden hiervoor veelal arrangementen aan. Van water en koffie tot gezonde smoothies, vegan sandwiches, warme snacks en gembershots. Net waar jullie behoefte aan hebben.

5. Vergadertools
Vergadertools die al klaarliggen, zorgen ervoor dat het organiseren van een meeting een stuk makkelijker wordt. Sommige vergaderruimtes zijn namelijk voorzien van alle benodigdheden om te vergaderen. Denk aan whiteboards, flip charts, een zandloper, sticky notes, pennen en meer. Evenals bijvoorbeeld energizer cards, om de motivatie op te krikken tijdens een dip-momentje.

6. Technische ondersteuning
En tot slot hetgeen waar iedere organisator voor vreest, apparatuur die kapot gaat, niet werkt of vergeten is. Dit is funest voor de productiviteit en gaat veelal gepaard met frustraties. Iets waar je je bij het huren van een vergaderlocatie geen zorgen om hoeft te maken. Of je nu een Powerpoint presentatie wil geven, gebruik wil maken van microfoons of er ook deelnemers zijn die op afstand deelnemen. Bij het huren van de juiste vergaderruimte is dit alles mogelijk. 

En om maar even in termen van vergaderingen te blijven, hopen we dat dit artikel heeft geholpen bij het selecteren van de juiste vergaderruimtes voor toekomstige meetings. Met als doel de productiviteit en effectiviteit van de meeting te verhogen. Of het nu gaat om kleine sessies binnen het eigen team of een samenkomst van meerdere afdelingen. Hier vind je nog wat extra tips om je concentratie te verbeteren, als een inspirerende ruimte niet voldoende is. Succes!